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経理の属人化は、担当者が休むと止まる仕事から解消する

2026/9/29・SanSaQ代表

経理を一人で受け持つ担当者が月末に休むと、社長には、その月の請求書を期限までに出せるかどうかが分かりません。請求書のExcelは担当者のパソコンに入っていて、パスワードも、取引先ごとの送り方も、担当者しか知らないからです。

この記事では、仕事を全部洗い出す前に、担当者が休むと止まる仕事だけを先月のカレンダーから見つけ、どこから直すかを決めるまでの進め方を書きます。直す順番は「鍵」からです。鍵は、銀行や会計ソフトの画面に入るIDとパスワードのように、担当者のほかに誰も持っていないものを指します。

経理の仕事は、なぜ一人に偏るのか

経理の仕事が一人に偏るのは、請求書づくりや振込が毎日ではなく締めの日にだけ回ってくるうえ、その仕事に要るものが、担当者の手元にだけたまっていくからです。

毎日回る仕事なら、隣の席の事務の方も、担当者の手元を見ているうちに覚えることがあります。請求書づくりや振込は締めの日にしか回ってこないので、事務の方が横で見る機会も、その日にしかありません。

担当者が締めの日の仕事を自分の机の上で一人で片づけるたびに、担当者しか持っていないものが、次の3つの形で増えていきます。

• 鍵　請求書のファイルが入ったパソコンや、会計ソフトと銀行の画面は、担当者のIDとパスワードでしか開かないことがあります。金庫の鍵を担当者だけが持っている会社もあります。
• やり方　取引先ごとに違う締め日や、請求書の送り方は、担当者が覚えていて、紙に書き残していないことがあります。
• 決め方　現場の報告書がまだ届かない作業を今月の請求に入れるか、入金の額が請求の額と合わないときにどうするか。担当者がその場で決めて片づけた日は、決めた中身がどこにも残りません。

私は、担当者が仕事を抱え込んだ結果というより、締めの日の仕事を一人で回す形から、この3つが増えていくと見ています。

担当者が休むと、なぜ月末が止まるのか

担当者が休むと月末が止まるのは、月末の仕事に担当者の戻りを待てない期限があり、その期限の仕事を、担当者のほかに進められる人がいないからです。担当者が月末に休めないのも、同じ理由からです。

経理の仕事が、休んだ日にすべて止まるわけではありません。伝票の入力や書類の整理は、外の相手と日にちを約束していなければ、担当者が戻ってから片づけても間に合います。

止まって困るのは、相手との約束の日が決まっている仕事です。取引先が決めた締め切りまでに請求書が届かなければ、取引先は、その請求の支払いを次の締めに回すことがあります。仕入先への振込が遅れれば、社長は仕入先との約束を守れなくなります。毎月の試算表を銀行へ出している会社なら、伝票の入力の遅れが、そのまま試算表の遅れになります。

休むと止まるのは、待てない仕事と、担当者にしかできない仕事が重なったところです。社長が探す場所は、経理の仕事の全部ではなく、この重なりです。

休むと止まる仕事を、先月のカレンダーで見つける

書き出すのは社長です。担当者は、先月の月末にした仕事を思い出して話す役を受け持ちます。どこから直すかは、書き出したあとで社長が決めます。

社長は、書き出す日を、月の半ばの、担当者の手が空いている日にします。月末のさなかに頼むと、担当者の仕事を1つ増やすことになるからです。始める前に、社長から担当者へ、書き出す目的を伝えます。担当者の仕事ぶりを調べるためではなく、担当者が月末にも休めるようにするための書き出しです。

社長は、担当者の話を聞きながら、次の順にカレンダーへ書き込んで、休むと止まる月末の仕事を見つけます。

1. 先月と今月のカレンダーを1枚ずつ印刷し、社長と担当者が並んで、先月の締めの前後の週を見ます。
2. 担当者が、手帳や先月の請求書の控えを見ながら、日付ごとに先月した仕事を挙げ、社長が、その日付のます目に仕事の名前を書き込みます。
3. 書き込んだ仕事を1つずつ指して、社長が「この日にあなたが休んでいたら、誰がやりましたか」「あなたが戻るまで、待てましたか」と聞き、答えを仕事の横に書き添えます。書き添える言葉は、代わりにやった人の名前か「いない」と、「待てる」か「待てない」です。
4. 「いない」と「待てない」がそろった仕事が、担当者のいない日に月末を止める仕事です。その仕事ごとに、社長が「ほかの人がやるとしたら、どこで手が止まりますか」と聞き、答えが鍵・やり方・決め方のどれに当たるかを、2つ以上に当たるときは全部、仕事の横に書きます。

架空の会社のカレンダーから、書き込んだ仕事を抜き出すと、たとえば次のようになります（会社も仕事も架空です）。

6つのうち、「いない」と「待てない」がそろったのは、止まる理由の欄が埋まった3つです。架空の会社では、銀行に試算表を出す決まりがないので、先月分の伝票の入力は、代わりの人がいなくても待てます。社長は、この仕事には止まる理由を書きません。

休むと止まる仕事は、鍵から直す

社長は、止まる理由を書いた仕事を、鍵、やり方、決め方の順に直します。最初に手を付けるのは、止まる理由に鍵が入っている仕事です。この順で直すには、社長を含めて誰か一人が、月末に担当者の代わりを受け持てることが要ります。

鍵が担当者の手元にしかない仕事は、やり方を書いた手順書があっても、決め方が決まっていても、代わりの人が最初の画面から先へ進めません。やり方と決め方を先に整えても、代わりの人がそれを使えるのは、鍵を直したあとです。

鍵から始める理由は、もう1つあります。社長は、鍵を直したその日のうちに、代わりの人が開けるかを確かめられます。社長は、やり方が直ったかどうかを、次の月末に代わりの人が一度やってみるまで確かめられません。

社長は、鍵を次のように直します。

• 代わりの人を1人決めます。架空の会社では、事務の方がこの役です
• 請求書のファイルを、担当者のパソコンから、代わりの人も自分のパソコンで開ける場所へ移します
• 会計ソフトや銀行の画面に、代わりの人の名前でIDを作れるかを、それぞれの窓口に確かめます。作れるなら作り、代わりの人にどこまでの操作を任せるかを決めます
• 担当者のパスワードを紙に書いて渡す形や、1つのIDを2人で使う形にはしません。1つのIDで2人が操作すると、どちらが操作したのかを、IDの記録からは見分けられなくなるからです

鍵の次は、やり方です。担当者が作業しながら話し、代わりの人がその通りにやってみて、手順書にしていきます。進め方は、AIで手順書を作る方法のとおりです。

決め方は、社長が受け持ちます。担当者が休んだ日に、ふだんと違う件が出てきたら、その日は社長が決める、と社長が代わりの人に伝えておきます。

AIで、一人に偏った仕事は減らせるのか

AIに任せられるのは、担当者の話から手順書の下書きを作るところまでです。話を録音して文字を起こし、AIに番号つきの手順へまとめさせる進め方は、先ほどの手順書の記事に書いています。

鍵は、AIに任せても、担当者の手元から動きません。代わりの人の名前で画面に入れるようにするのも、担当者が休んだ日に誰が決めるかを決めるのも、社長の仕事です。

経理の話では、担当者が取引先の名前や請求の金額も口にします。入れた話をAIの会社が学習に回すかは、結んだ契約の種類や、画面の設定で変わります。担当者の話をAIに入れる前に、社長は、どのAIなら入れてよいかを決めておきます。仕事ごとに入れてよいAIを分ける1枚の表は生成AIの社内ルールの作り方で、ChatGPTの学習の設定の確かめ方はChatGPTの情報漏洩が心配な社長へで紹介しています。

振込や画面に入る作業を話しながら進めると、担当者が口座番号やパスワードを読み上げることがあります。社長は録音を回す前に、この2つを声に出さないよう担当者に頼みます。学習に回さない契約のAIでも、入れた話はAIの会社へ送られるからです。

月末に、担当者の代わりを置けるか

担当者と社長のほかに事務の仕事をする人がおらず、社長も月末は現場に出ていて事務所へ戻れない会社では、「休んだら誰が」の欄に、社長が書ける名前がありません。事務の方がいても、その方の月末が自分の仕事で埋まっている会社では、社長が欄に書く名前は、月末に手の空かない人の名前になります。

この二つの会社には、鍵から直す順番が、そのままでは当てはまりません。

よくある質問

Q. 経理の引き継ぎでは、何から渡せばいいですか。

鍵からです。引き継ぐ方が自分の名前で画面やファイルを開けるようになってから、やり方を渡し、最後に決め方を渡します。画面を開けないうちは、引き継ぐ方は、教わったやり方を自分の手で試せません。

Q. 年に一度の仕事は、どう書き出しますか。

年に一度の仕事は、先月のカレンダーをたどっても出てきません。決算や年末調整の月が近づいたら、社長は、去年のその月のカレンダーで同じ書き出しをします。

Q. 経理を外に任せれば、一人に偏った状態はなくなりますか。

任せた先でも、御社の仕事を一人の担当の方が受け持っていれば、その方が休んだ日に同じことが起きます。外に頼むときも、鍵・やり方・決め方のうち、どれを渡し、どれを社内に残すかは、頼む前に社長が決めます。外に頼む前に、渡す紙とデータを決めておく進め方は、経理は、今のやり方のまま外注できる？に書きました。

明日やること

明日、社長が自分の席のパソコンから、担当者のIDではなく社長自身のIDで、会計ソフト、銀行の画面、先月の請求書のファイルの3つを開けるかを試してください。開けなかったものがあれば、社長はその画面やファイルの名前を紙に書いておき、月の半ばに担当者とカレンダーを見るとき、最初に机に出します。

紙に書いた名前が2つ以上あって、どれから直すかを決めきれないときは、無料のご相談をお使いください。月末の仕事がどう流れているかを私が伺い、担当者が休むとどこで仕事が止まるかを、一緒に確かめます。どれから直すとよいかは、そう考えるわけとあわせて、その場でお話しします。画面の設定やIDの手続きはご相談の中では行わず、IDやパスワードもお預かりしません。その場で契約をお勧めすることはありません。