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現場で使われないkintoneは、一覧・入力・帳票の3か所から直す

2026/9/27・SanSaQ代表

たとえば、こんな場面を思い浮かべてください。

案件はkintoneに入れる決まりにしたのに、事務所の机には、印刷した案件の一覧表が置いてある。お客さまから電話で納期を聞かれると、事務の方はその紙をめくって答える。kintoneの画面は、開いたまま後ろに隠れている。

こういうとき、原因を現場のやる気やパソコンへの苦手意識に求めると、打つ手がなくなります。私は先に、毎日の操作のどこで手が止まっているかを探します。この記事では、その引っかかりを「摩擦」と呼びます。摩擦は、アプリを作り替えなくても削れます。

導入そのものを見直すか、やめるかで迷っている場合は、kintone導入に失敗したと感じたらに判断基準まで書きました。この記事は、今のkintoneを使い続ける前提で、手を付ける場所を3つに絞ります。

摩擦の見つけ方: 実際の案件を1件、始めから終わりまで追う

摩擦は、「使いにくいところはありますか」と聞いても、答えとして返ってきにくいものです。毎日使っている人にとっては、その手間がもう当たり前になっているからです。

私は、仕事の受け渡しを1つだけ選び（見積から受注、報告から請求など）、実際の案件を1件、始めから終わりまで担当の方と一緒に追います。画面は、ビデオ通話の画面共有で見せていただけば足ります。追いながら見るのは、次の3つです。

摩擦1: 一覧 — 確かめるたびに、レコードを開いている

納期や担当者を確かめるたびにレコードを開くくらいなら、机の上の紙を見たほうが早い。現場がそう考えるのは、もっともです。

一覧は、並べる項目と、一覧の数で直します。

• 電話でよく聞かれる項目（納期、担当者、いまの状態など）を、一覧の列に並べる
• よく使う絞り込みには名前を付けて、一覧に登録しておく（「今週が納期」「請求がまだ」など）
• 明細（テーブル）を確かめることが多いなら、一覧の設定に明細を加えておく。一覧の画面のまま、1件ずつ明細を開いて確かめられます
• お客さまの名前から探す場面が多ければ、「あ行」「か行」のように五十音の行で絞れる検索を付ける。これは標準の機能にはないので、作り込みで足します

追った案件と同じ確認を、レコードを開かずに一覧だけで済ませられれば、この摩擦は減っています。

摩擦2: 入力 — どの欄に何を入れるかで、手が止まる

「あとで集計に使えるかもしれない」と欄を足していくと、入力の画面は長くなります。迷う欄が増えるほど、空欄と、人ごとに違う書き方が増えます。そうなると一覧を見ても当てにならず、結局は紙に戻ります。

入力は、迷う欄を減らして直します。

• 必須にする欄を、その仕事が回るのに要る分だけに絞る
• 書き方が人によって割れる欄は、選択肢から選ぶ形にする
• 毎回同じ値が入る欄には、初期値を入れておく
• 欄を消す前に、空欄のままのレコードがどれだけあるかを一覧で数えてみる。空欄が目立つ欄は、今の仕事に合っていない疑いがあります

同じ担当者にもう1件入れてもらい、途中で手が止まらなければ十分です。

摩擦3: 帳票 — 書類を出すときに、Excelへ写し直している

データはkintoneにあるのに、見積書や請求書は、Excelの雛形に写してから出している。写す手間に加えて、写し間違いの危うさを毎回抱えることになります。この形が残っている間、現場にとってkintoneは「入力するだけの場所」のままです。

帳票は、書類の出口を作って直します。kintoneに入っている内容から、そのまま取引先に渡せる書類が出る状態にします。やり方は、帳票を作るサービス（PrintCreatorなど）をkintoneにつなぐ方法と、kintoneの中で帳票を作り込む方法があります。すでに使っている帳票のサービスがあるなら、それを活かします。取引先ごとに決まった様式があるときは、全部を1つの様式にまとめようとせず、出す回数の多い取引先から1つずつ作ります。

帳票が出せるようになると、kintoneは入力するだけの場所から、仕事が終わる場所に変わります。

月末に、Excelの見積書や請求書のファイルが新しく増えていなければ、出口はできています。

直す順番は、1日に触る回数で決める

3つのうち、どれから直すかは、担当者がその操作を1日に何回するかで決めます。電話のたびに開く一覧と、月末にまとめて出す請求書なら、一覧が先です。回数の多い操作から直すと、楽になった分が毎日の仕事に返ってきます。

3つを直しても使われないとき

3つを直しても使われないときは、原因はアプリの外にあるかもしれません。たとえば、kintoneに入れるのは現場で、その数字を見て助かるのは事務所だけ、という形です。入れる側に見返りがないと、入力は続きません。これはアプリの直し方では決められないので、この記事では扱いません。導入そのものの見直しは、冒頭で紹介した記事にまとめています。

私が最初に手を付けるのも、この3か所のどれかです。どこに摩擦があるかを一緒に見たいときは、無料のご相談の中で画面を拝見し、手を付ける1か所を決めます。その場で契約をお勧めすることはありません。